Аутсорсинг бухгалтерских услуг: быть или не быть?

За 15 лет существования нашей компании я смело могу говорить о том, что уровень доверия к услугам аутсорсинга за все эти годы заметно вырос. Хотя и по сей день существует множество мифов, которые, пусть даже частично, хотелось бы развеять.

МИФ 1: Содержание штатного работника выгоднее, чем аутсорсинг

Лишь на первый взгляд кажется, что стоимость аутсорсинга бухгалтерских услуг больше, нежели содержание штатного работника. Если включить в расчет стоимость накладных расходов, связанных с содержанием бухгалтера, плюс различные дополнительные расходы, например, отпускные, расходы, связанные с поиском бухгалтера, наймом и увольнением, и т.д., а также учесть нематериальные преимущества, которые компания получает от поставщика аутсорсинговых услуг, а именно: доступ к квалифицированному онлайн-консультированию, внутренний контроль качества, а также гарантия ответственности за качество предоставляемой работы, в большинстве случаев аутсорсинг окажется суммарно выгоднее и эффективнее.

Один из основных стоимостных параметров это, на мой взгляд, цена бухгалтерской ошибки, за которую в одном случае несет ответственность аутсорсинговый оператор, а в другом – физическое лицо, ответственность которого лимитирована административным штрафом. Особенно хорошо эту разницу в стоимости понимают иностранные компании, выходящие на рынок, для которых цена ошибки может оказаться слишком высокой на старте.

МИФ 2: Конфиденциальность данных может быть утрачена

Многие компании опасаются утечки конфиденциальной информации из-за передачи доступа к финансовой и бухгалтерской информации. А если же говорить об аутсорсинге расчета ЗП, то боязнь заключается в разрешении доступа к персональным данным сотрудников.

На самом же деле, аутсорсинговая компания заключает договор, в котором имеется пункт о неразглашении конфиденциальной информации, и, соответственно, предпринимает системные усилия для обеспечения конфиденциальности.

Что же касается процесса расчета ЗП, то компания-клиент не только существенно сужает круг лиц, посвященных в размеры окладов работников, вынося эту информацию за территорию офиса, но и получает определенную гарантию: тот же договор о конфиденциальности, в котором вся финансовая ответственность за ее нарушение ложится на плечи провайдера.

МИФ 3: Крупным компаниям нет смысла передавать бухгалтерию на аутсорсинг, потому что теряется контроль и уменьшается оперативность обмена информацией

Если говорить об оперативности, то провайдер аутсорсинговых услуг владеет всеми современными технологиями. Ведь многие провайдеры в комплексе с бухгалтерскими услугами предоставляют услуги IT консалтинга, что гарантирует оптимизацию бизнес-процессов.

Провайдер, как правило, оказывает онлайн- консультации по налогообложению, общается с проверяющими службами, проводит комплексную автоматизацию учета и т.д. Это в свою очередь дает возможность руководству компании сосредоточиться на развитии бизнеса, а не отвлекаться на вопросы организации работы бэк-офиса. Работая с крупной компанией, провайдер инвестирует в оптимизацию процессов компании-клиента, чтобы добиться оптимальной стоимости услуги для него.

Как выбрать аутсорсинговую компанию

Также, дабы предостеречь вас от неудачного опыта сотрудничества с аутсорсинговыми компаниями, хотелось бы выделить те пункты, на которые стоит обратить внимание при их выборе:

• потенциальный провайдер должен обладать необходимым опытом и компетенцией;
• должен быть открытым к предоставлению рекомендаций своих клиентов, независимых сертификатов качества и других документов, подтверждающих качество услуг и его репутацию;
• прозрачность - все рабочие процессы и документооборот должны быть поняты обеими сторонами и регламентированы в договоре.

Процесс выбора занимает время и это факт, но это время – взаимная инвестиция в успех проекта.

Елена Левшун, партнер и руководитель практики аутсорсинга бухгалтерского учета и финансового менеджмента, EBS