Как писать деловые письма

Сейчас составить и отправить деловое письмо — дело нескольких минут. Общее ощущение легкости и неформальности общения создает впечатление, что е-мейл можно написать кое-как и ничего страшного не случится. Это не верно. За счет того, что электронный адрес, как правило, доступен широкой аудитории, в нем скапливается много спама и адресату легче просто удалить и забыть коряво написанное ему письмо, чем разбираться, что именно вы хотели ему сказать.

Эксперты говорят, что этикет сетевой переписки включает в себя отказ от использования сокращений и строчных букв вместо заглавных.

Когда вы пишете человеку, с которым лично не знакомы, желательно обращаться к нему по имени и фамилии.

Само собой, стоит представиться в письме и самому, даже если в строке обратного адреса указаны ваши имя и фамилия. Кроме того, принято здороваться с собеседником в каждом новом письме, а не только обсуждать уже написанное.

Брайан Конрад, создатель портала для фрилансеров, дает следующие советы:

Используйте краткие предложения и старайтесь излагать информацию как можно более четко. Абзацы и отступы сделают ваше письмо более удобным для чтения. И не пытайтесь писать мемуары — лучшие бизнес-письма занимают меньше страницы.

Интернет-переписка не требует от вас выверять каждое слово, в е-мейлах все начинают общаться чуть более свободно. Что еще не значит, что вы можете общаться с деловым партнером или вашим будущим работодателем так же, как вы переписываетесь с мамой или лучшим другом.

Даже если в вашем бизнесе принято ставить смайлики после каждой строчки и активно пользоваться сленгом, это не должно влиять на уровень грамотности. Ошибки говорят адресату о том, что вы редко отсылаете деловые письма, а ваше сообщение, вероятно, не очень важное.

Можете воспользоваться как онлайн-словарями, так и проверкой правописания в Microsoft Word. Используйте вежливый официальный тон, и ни в коем случае не употребляйте ненормативную лексику или грубые жаргонные слова.

Использование КАПСЛОКА вызывает у собеседника впечатление, что вы кричите. Поэтому, даже если вам хочется сделать свой текст максимально красивым и аккуратным, будьте осторожны и не переусердствуйте с форматированием.

В конце письма не забудьте поблагодарить вашего собеседника.

Ну и последнее, но не менее важное — убедитесь, что вы отправляете письмо на верный адрес!