Как правильно организовать домашний бэк-офис
Несколько советов и идей о том, как хранить дома финансовые документы.
Чем больше мы начинаем пользоваться финансовыми услугами, тем больше различных документов сваливается на нашу голову: депозитные и кредитные договора, договора страхования, договора по зарплатным, кредитным или личным пластиковым картам, договора по аренде ячеек в банке и т.д. И это при том, что ежемесячно мы получаем коммунальные счета, счета на оплату мобильной связи и домашнего Интернета, сохраняем чеки или гарантийные листы о покупке разных вещей (чтобы в случае чего вернуть их назад в магазин) и т.п. При таком потоке документов очень важно научиться вести правильный их учет, чтобы всегда быстро найти необходимую бумагу.
Предлагаем вам ознакомиться с рядом советов, которые позволят сделать ваш домашний документооборот более организованным.
1. Проведите инвентаризацию всех документов в доме.
Соберите все документы в одну кучу, переберите их и определите, стоит ли их вообще хранить или нет. Если вы сомневаетесь относительного будущего конкретного документа, отложите его в сторону, продолжайте инвентаризацию, а после ее окончания вернетесь к нему и определите его судьбу.
2. Организуйте удобную для вас систему группировки документов
После окончания инвентаризации отсортируйте оставшиеся бумаги по категориям (оплата коммунальных услуг, телефонные счета, финансовые документы, гарантийные талоны и т.д.). Определенных правил группировки документов нет, главное чтобы вам было понятно и удобно находить нужные бумаги в будущем.
Дальше разложите отдельные документы каждой категории по файлам, а файлы скрепите в папки. Рекомендуется использовать папки различных цветов, чтобы легче было идентифицировать нужную папку. Независимо от того, одного цвета папки или разного, обязательно присвойте название каждой папке и напишите его на ней. Например, «Документы по кредиту», «Депозитные договора», «Коммунальные счета» и т.д.
3. Разложите все документы и папки в алфавитном порядке
Все файлы в каждой папке тоже желательно идентифицировать с помощью цветных стикеров, на которых написать название документа, а после этого все файлы разложить в алфавитном порядке.
Желательно также в алфавитном порядке расставлять и папки, в которых хранятся документы. А сами папки с документами мы рекомендуем хранить на полках или в шкафах, которые можно закрыть (стеклянными или деревянными дверцами) для того, чтобы на документах было меньше пыли.
4. Храните часть документов в электронном виде.
Старайтесь не «обрастать» бумажными документами, если в этом нет необходимости. Многие документы можно хранить в электронном виде на вашем домашнем компьютере, на диске или флэшке. Например, если вы оплачиваете какие-то платежи через Интернет, то копии документов об оплате однозначно можно хранить в электронном виде, а приходящие по почте бумажные счета выкинуть в мусор.
5. Не забывайте делать регулярные ревизии.
Если у вас появилась необходимость взять и положить какой–то документ в конкретную папку, воспользуйтесь возможностью бегло просмотреть другие документы на степень целесообразности их хранения. Со временем многие документы устаревают и от них лучше избавляться (например, закончился депозитный вклад, закрыта зарплатная пластиковая карта и т.д.). Также возьмите в привычку раз в квартал пересматривать все папки и делать полную инвентаризацию всех документов.
6. Храните самые важные документы в сейфе
Понятно, что среди всех документов есть более важные и менее важные. Желательно самые важные документы хранить в несгораемом сейфе или в ячейке в банке. А если к таким документам нужен регулярный доступ, то можно сделать копии этих документов и положить их в соответствующие папки, где вы уже храните другие документы.
