Как правильно работать с электронной почтой

1. Нужно уменьшать объём исходящих писем. Чем больше писем пишете вы, тем больше будет приходить в ответ. Поэтому не нужно отправлять те письма, которые не рассмотрены, и отвечать только тогда, когда есть что сказать.

2. Сегментация почты. Для этого можно создать несколько почтовых адресов. Например, один из них будет для широкого использования, обрабатывать который поможет ассистент, другой – будет только для коллег или конкретных клиентов, третий – для общения с родственниками и друзьями. Также можно завести отдельно ящик для регистрации или покупок в интернете.

3. Нужно использовать все инструменты электронной почты. Фильтры, приемы организации работы с сообщениями, постановка задач, календарь и прочее – современные почтовые сервисы таят массу полезных возможностей.

4. Выделите личное время без электронной почты. Это идея Даны Бойд из Microsoft. Она предлагает периодически прекращать все сетевые коммуникации как минимум на две недели. Если это для вас невозможно, то можно выделить конкретное время один раз в день, чтобы отвечать на письма.

5. Также можно организовать время без почты и в компании. Это своеобразный "тихий час" в компании.

6. Начните все сначала – объявите "банкротство электронной почты". Для этого нужно удалить старые адреса без лишних сожалений. Новые аккаунты позволят легче разработать более эффективные приемы обработки и передачи, реагирования на сообщения, разорвать связь с теми, кого вы предпочли бы оставить в прошлом.

7. Отключитесь. Сделайте это для того, чтобы обдумать ходы на будущее.