Как стать хорошим офис-менеджером?

В разных организациях круг требований к офис-менеджерам разный, поэтому если вы ищете, например, вакансии офис-менеджера в Новосибирске , постарайтесь уточнить уже на этапе поиска, какие функции он должен выполнять в той или иной организации. В будущем это позволит избежать многих недоразумений.

Ведь если в одной организации от офис-менеджера требуют только вежливо отвечать на звонки и вкусно варить кофе, то в другой этот человек должен быть правой рукой директора и быть ответственным за огромное количество деталей и нюансов организации работы. Но и в первом, и во втором случае данный работник должен обладать рядом качеств, которые облегчат его работу и принесут полезные плоды для организации, в которой он работает.

1. Позитивность.

Об этом не так часто упоминают, заменяя позитивность понятиями вежливости, дружелюбности и т. д. Но человек, настроенный критически внутри, даже если внешне он старается казаться дружелюбным, всегда производит отталкивающее впечатление. Конечно, можно сыграть заинтересованность, но всё равно будет чувствоваться, что это игра.

2. Пунктуальность.

Опаздывать в фирме может кто угодно – только не офис-менеджер. Ему всегда нужно быть на рабочем месте «от и до». Более того, он должен деликатно напоминать о пунктуальности руководителю, если тот по каким-либо причинам это игнорирует.

3. Хозяйственность.

Хороший менеджер всегда знает, как сэкономить деньги фирмы, в которой работает. Он купит канцтовары на распродаже, и забронирует билеты для сотрудников, уезжающих в командировку, не на самом дорогом поезде в последний момент.

4. Коммуникативность.

Общение для данного специалиста должно приносить удовольствие. Замкнутый человек никогда не станет хорошим офис-менеджером. Но и излишняя болтливость может повредить – такой человек, не контролируя себя, в любой момент может наговорить лишнего, и стать кладом для конкурентов.

5. Грамотность.

Обычно об этом тоже не упоминают, но именно менеджер ведёт всю деловую переписку. Текст письма с ошибками может не только исказить мнение о фирме, но и стать причиной прекращения сотрудничества.

Посему, если вы хотите работать офис-менеджером, ищите вакансии от прямых работодателей , где четко указано, что именно входит в его обязанности в конкретной организации. Не постесняйтесь уточнить, что именно вам нужно будет делать, если вас примут на работу. Нужно очень четко ограничить круг своих обязанностей, чтобы потом не оказаться ответственным «за всё».