Малый бизнес: как сохранить "секрет фирмы"

Причем, чем успешнее ваш бизнес, тем более внимательно и бережно вы должны относиться к построению грамотной защиты соответствующей информации своих секретов — ведь тем более ценными они являются для конкурентов.

Уточняем суть вопроса

Что же такое бизнес-секрет? В большинстве случаев под ним подразумеваются все виды информации, включающие схемы и методы работы, базы данных, образцы продукции и технологий, программного обеспечения и т. п., которые, во-первых, представляют собой независимую коммерческую ценность, текущую или потенциальную, которая не является общеизвестными и, как правило, не могут быть получены открытыми методами.

Во-вторых, вся вышеизложенная информация в повседневной жизни должна быть объектом приложения максимальных усилий вашей компании для сохранения ее конфиденциальности.

Короче говоря, коммерческую тайну могут составлять любые (в том числе — и личного характера) сведения о вашем бизнесе, которые дают вам экономические преимущества представляющие ценность для окружающих (главным образом — для конкурентов) и которую вы поэтому пытаетесь защитить.

Как правило, юридическому отделу вашего предприятия не составит труда подсчитать потенциальные убытки от разглашения сотрудниками коммерческих секретов (чего стоит одна только "упущенная прибыль"!), но куда сложнее порой приходится доказать суду, что разглашенная информация действительно была конфиденциальной.

Учтите, что при определении степени ее "секретности", суду необходимо будет показать (и доказать!) не только сам факт ее незаконного распространения в пределы досягаемости конкурентов, но и меры, которые предпринимались компанией и лично ее собственником, чтобы это предотвратить. Если эти шаги не были своевременно предприняты, вам будет трудно отстоять свои интересы и получить справедливую компенсацию за понесенные убытки.

Невредные советы

Вот несколько рекомендаций, следуя которых вы сможете достаточно эффективно, и при этом без особых затрат обеспечить защиту важной для вас деловой информации.

• Классифицируйте служебную информацию в соответствии с принципами информационной политики вашей компании. Сформулировать их могут и должны именно собственник (-ки) предприятия совместно со стратегическими инвесторами и топ-менеджерами. Основная задача при этом: правильно сбалансировать информационную работу на предприятии, не допустив двух крайностей — утечки действительно ценной коммерческой информации и предотвращение образования на месте вашего предприятия в информационном пространстве т. н. "черной дыры" — необоснованного отсутствия в свободном доступе данных, абсолютно необходимых для его успешной работы.

Доведите основные положения документа, определяющего информационную политику фирмы до ваших сотрудников: недостаточно, если они всего лишь подпишут обязательство о неразглашении коммерческой тайны — и вы, как владелец предприятия, и ваши подчиненные должны знать, какие именно сведения они ни при каких обстоятельствах не должны не только выносить, но даже и обсуждать за пределами фирмы.

• Cоставьте для себя четкое представление о распространении основных информационных потоков, сопровождающих и обеспечивающих бизнес-процесс и не пожалейте затраты некоторого времени и сил, чтобы оптимизировать их.

Избавьтесь от информационных петель – когда информационный поток проходит через отделы или сотрудников, не претерпевая при этом особых изменений или (что еще хуже) не меняясь проходит через одни и те же точки по нескольку раз – это повышает вероятность утечки коммерческих секретов.

Постарайтесь избегать и создания информационных пробок – мест, где информационные потоки замедляют свое движение и даже останавливаются. Как следствие это приводит не только к "авральным работам", но и к накоплению ваших секретов - таких маленьких, но таких ценных для конкурентов — до критической массы.

• Не забывайте о простейших технических методах защиты информации.

Для твердых носителей это может быть штамп "Конфиденциально" или "Для служебного пользования". Интересной представляется также заимствованная у некоторых спецслужб идея распечатывать документы с ограниченным доступом на бумаге разного цвета (в соответствии с их важностью).

Хранить бумаги такого рода лучше всего в старом добром сейфе, доступ к которому имеет лишь ограниченный круг людей. Но и обычные, повседневные документы (переписка с клиентами, их паспортные данные и контактная информация, а также черновики договоров и т. п.) также не должны пачками валяться на столах или, тем более, "порхать" по всей фирме.

Одним из примеров порочной практики, существенно повышающей вероятность утечки коммерческой информации, является вторичное использование деловых бумаг (т. н. "оборотки") для распечатывания новой информации — тем более за пределами отдела компании, в котором она использовалась в первый раз.

Что же касается обеспечения безопасности электронных документов и их носителей, а также внутренних компьютерных сетей предприятия, то здесь главную роль играет опыт, мастерство, желание и степень технической оснащенности вашего IT-отдела. Экономить на подборе (и удержании) грамотных специалистов этой отрасли и соответствующем техническом обеспечении их деятельности ни в коем случае не стоит. Впрочем, эта тема сама по себе настолько обширна, что заслуживает рассмотрения в отдельном материале, который ИнтерКредит представит своим читателям в ближайшей перспективе.

• Если по роду работы компании вам приходится обмениваться конфиденциальной информацией с партнерами или потенциальными клиентами, не забудьте предварительно подписать с ними договор о ее неразглашении третьим лицам. При необходимости, обратитесь за соответствующими консультациями к квалифицированным финансовым консультантам.

Особенно это касается истории, прав собственности, денежных потоков и прочих "интимных" аспектов ведения бизнеса, которые вынужденно всплывают на довольно-таки широкое обозрение, например, при его продаже.

• Не поленитесь составить и ввести в договор ваших сотрудников пункт, запрещающий прямой переход на работу к конкуренту (при необходимости, можно перечислить названия основных компаний такого рода. Это может уберечь ваших подчиненных от соблазна попытаться заработать на сведениях, представляющих коммерческую тайну.
• Если вам стало известно, что ваш бывший сотрудник, имевший доступ к конфиденциальной информации, после увольнения перешел на работу к конкуренту, пусть ваш юрист направит в эту компанию официальное письмо, в котором напомнит работнику о его обязанностях по неразглашению коммерческих секретов. Впрочем, гораздо эффективнее будет создать такие условия, при которых ключевым сотрудникам, владеющим важной бизнес-информацией, не захочется покидать ваше предприятие.

Ну, и не забывайте, что коммерческая информация — это совокупность знаний, необходимых собственнику (руководителю) бизнеса в данный момент для принятия адекватного решения. Тематика, количество и глубина этих знаний зависит прежде всего от задачи, которую в данный момент решает предприятие.

То, что является информацией для одного, в этот же самый момент не является информацией для другого, если он не занят поиском решения сходного вопроса. А значит, и степень "секретности" той или иной информации так же меняется с течением времени — и это стоит учитывать при организации ее эффективной защиты.