Повелители времени: учимся все успевать

Многие жалуются, что настолько загружены работой и личными делами, что оставшегося времени едва хватает на сон.

Май вносит в нашу жизнь еще больший дисбаланс: из-за обилия праздничных дней толком мало кто работает, но и отдохнуть получается далеко не у всех. Что же делать, чтобы жизнь не проходила мимо? 

ПЕРВЫЙ ШАГ К СТРЕССУ 

- Четыре дня пролетели - и не заметила! - пожаловалась знакомая после первомайских выходных. - Планы были наполеоновские: окна помыть, зимние вещи сложить на антресоли, в квартире генеральную уборку сделать. Да и на природу, на шашлыки выбраться хотелось… В итоге ничего не сделала и, что самое обидное, даже не отдохнула! 

Знакомая картина, не правда ли? Иной раз целый день крутишься как белка в колесе, а результат на выходе приближается к нулю. Это подтверждает и опрос, проведенный "Комсомолкой": оказалось, что только каждый пятый из наших читателей может похвастаться тем, что все успевает. 

Неудивительно, что постоянным спутником человека ХХІ века стал синдром хронической усталости, ведущий к неминуемому стрессу. А ведь при правильном отношении к собственному времени его вполне можно избежать. 

ЦЕЛЬ ВИЖУ, В СЕБЯ ВЕРЮ 

Еще древние считали: управлять своим временем - значит управлять своей жизнью. А Дональд Трамп в свое время сказал: "Время дороже денег, потому что, лишившись средств, вы всегда можете вновь начать восхождение к богатству. Но если у вас не осталось времени, новый старт невозможен".

Тем не менее, по данным исследований, около трети своего времени большинство людей проводит неэффективно. Это касается как нашей профессиональной деятельности, так и бытовых дел. А все потому, что многие из нас не используют принципы тайм-менеджмента - науки, которая учит распоряжаться своим временем эффективно. 

Из чего складывается управление временем? Эксперты выделяют следующие процессы:

* постановка цели, 

* расстановка приоритетов, 

* составление плана, 

* его реализация. 

- Определяя цели, следует установить временные рамки их достижения, - советует психолог Марина Деркач. -  Установите дедлайн - черту, после которой поздно пытаться что-то успеть. К определению сроков подойдите со всей ответственностью. Ведь если выделенного времени будет мало, то работа будет выполнена некачественно, а если слишком много - процесс растянется. 

Нередко у людей вызывает трудности расстановка приоритетов. Специалисты советуют воспользоваться принципом Парето (правило "80 на 20"). Он гласит, что если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80% ценности придется на предметы, составляющие 20% от их общего числа. В то время как 20% ценности приходится на предметы, составляющие 80% от их общего числа. То есть в списке из 10 дел выполнение всего лишь двух из них обеспечивает 80% успеха! 

К составлению плана многие относятся скептически. Но тут психологи единодушны: это необходимо. 

- Написанные слова имеют для нас большую ценность, чем, например, сказанные или подуманные, - объясняет вице-президент НПЦ "Дианализ" психолог Виктория Егорова. - Недаром пословица гласит "Что написано пером, не вырубишь топором". Если запланированные действия зафиксированы письменно, человеку сложнее их не выполнить. 

На что уходит жизнь?

Еще один важный момент - найти поглотителей времени. Ведь часто ситуация складывается точь-в-точь, как у героини в начале этой статьи: куда-то ушла уйма времени, а сделать ничего путного не получилось. Основные поглотители времени на работе - это пустые разговоры со знакомыми и коллегами, перекуры, аська. В быту наше время чаще всего пожирают телевизор, телефон и компьютер. 

Важная установка тайм-менеджмента - не откладывать дела на потом. По мнению Марины Деркач, известное правило "не откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня" касается не только важных и сложных, но и скучных заданий. Все эти дела нужно делать сразу. 

Еще один прекрасный и очень действенный совет: занимаясь каким-нибудь не особо приятным делом, пообещайте себе небольшое поощрение. Например, сейчас закончу этот отчет и выпью чашечку ароматного кофе с шоколадкой. Или: вот вымою окна и тут же уютно устроюсь на диване с книжкой. Психологи уверяют, что этот простой способ помогает лучше концентрироваться на работе и делает процесс намного приятнее. 

Кстати, люди, которые в жизни успевают абсолютно все, признаются, что никакого особого секрета у них нет - есть закономерность. Чем больше у человека интересов, чем насыщеннее жизнь, тем больше он успевает. Просто потому, что ценит время и не потратит его впустую. 

СОВЕТЫ "КП"

* Планируйте дела не только по срочности, но и по важности. 

* Не откладывайте дела на завтра, а тем более на неопределенное время. 

* Не отвлекайтесь на бесполезные разговоры и переписку. 

* Включите в свой план отдых. 

* Записывайте предстоящие дела в ежедневник и сверяйте планы в течение дня. 

* Устанавливайте сроки выполнения задач. 

* Научитесь концентрироваться на одном деле. 

* Поощряйте себя за выполнение важного дела. 

В ТЕМУ 

Правило двух минут 

Многие мелкие дела, даже если они не входят в число приоритетных, удобнее и выгоднее сделать прямо сейчас. Дать короткий ответ на электронное письмо, вызвать мастера, положить документ в нужную папку, переписать номер с бумажки в записную книжку - все это лучше сделать и забыть. 

В своей книге "Как привести дела в порядок" известный тайм-менеджер Дэвид Аллен советует: если возникло новое дело, выполнение которого займет не более пары минут, сделайте его прямо сейчас! 

Разумеется, "пара минут" - это условное время. Даже если дело грозит занять 3,5 минуты - тоже ничего страшного. Главное, что, выработав привычку делать "короткие дела" сразу, человек экономит нервы и время. 

Кстати, это правило прекрасно работает при выполнении домашних дел. Судите сами: положить вещь на место займет ненамного больше времени, чем бросить ее там, где стоишь. Но в первом случае мы обеспечиваем порядок в квартире, а во втором - беспорядок.

К тому же знающие люди категорически не советуют планировать на каждые выходные грандиозную уборку - правильнее убирать каждый день по чуть-чуть. Например, сегодня убираете в тумбочке, завтра - на полочке в ванной, послезавтра - пылесосите. 15-20 минут ежедневно - и в субботу вам останется лишь кое-где смахнуть пыль. 

КСТАТИ 

Правильная организация собственного времени дает хорошие результаты, но не является панацеей от всех бед. Вполне может случиться, что вы поставили цель, составили план, принялись его реализовывать, но в итоге не получили ожидаемый результат… 

По мнению психологов, такая ситуация означает, что поставленные цели и задачи на самом деле для человека не важны. И тогда лучше пересмотреть свои планы и разобраться: возможно, часть из них - это не ваши стремления, а, например, желание родителей. Очень важно стремиться именно к своим личным целям. Только так человек научится управлять собственным временем и увидит, как его жизнь меняется к лучшему.