Правила email-этикета: Как вести деловую переписку

Безграничные возможности технологического прогресса позволяют мгновенно отправлять и получать сообщения из любой точки мира. Благодаря этому некоторые правила деловой переписки нивелируются. Переписка уже ведется не только с помощью корпоративной почты, но и с помощью соцсетей и месенджеров.

Тем не менее, это не дает право игнорировать правила email-этикета. Ведь иногда ошибки и фамильярность могут иметь пагубные последствия, особенно если это касается важных проектов.  О том, как правильно писать деловые письма и каких правил придерживаться, узнавал UBR.ua.

С чего начать

"Перед тем как составить деловое письмо, определитесь с основной мыслью, которую вы будете доносить до адресата. Подумайте над названием темы письма. Хорошо, если ваше письмо будет легко найти по ключевому слову.  К примеру, если вы отправляете свое резюме на определенную вакансию в рекрутинговую компанию так и напишите "Резюме на позицию…", - рассказывает ведущий консультант банковской практики рекрутинговой компании Marksman Илья Чепрасов.

Тема письма должна быть четкой, потому что человек решает, открывать его или нет, именно по названию. Получатель должен понимать каких вопросов касается письмо.

Также у вас должно быть четкое понимание о том, кому вы отправляете сообщение, его позиции в рамках структуры компании  и т.д..

"В письме важно точно донести ту информацию, которую вы хотите обсудить и задать такие вопросы, ответы на которые хотите получить", - убежден эксперт.

Например: "Человек пишет,  что готов встретиться и обсудить вакансию с 15 до 19" - исходя из этих данных, трудно сделать вывод, какое крайнее время для него будет удобно 18:00 или 19:00 и, в случае, если график плотный, приходится прояснять данный момент.

Чего избегать

"Когда мы отправляем письмо, по моему мнению, главное это избежать очень перегруженного (словами) текста, которые не являются обязательными, т.е. придерживаться принципа:– "Краткость сестра таланта", - говорит Илья Чепрасов.

Также в меру используйте восклицательные знаки в своих сообщениях. Используйте один восклицательный знак, чтобы передать настроение. Также это касается смайлов и сокращений.

Шутки в сторону, если пишите человеку первый раз или плохо с ним знакомы. Кроме того, то, что смешно вам, не всегда будет смішно другому.

Работа над содержанием

Сейчас у людей мало времени и очень много возможностей как его использовать. И зачастую наш адресат готов уделить письму всего несколько секунд, пробежав по нему глазами, говорит эксперт. "Важно избегать ситуаций, когда читатель, увидев письмо с большим количество текста, закроет его до лучших времен и, хорошо, если про него не забудет. Пишите по существу", - советует он.

Излагайте свои мысли лаконично, ограничивая короткими предложениями. Делите текст на смысловые абзацы – это  облегчит текст для восприятия.

"Даже если Вам нужно расписать подробно ситуацию, постарайтесь перечитать каждое предложение, найти в нем слова, которые можно не использовать и выбросить это из текста", - отмечает Илья Чепрасов.

Ответ на письмо

Если письмо требует реакции на него и вам нужно получить ответ, задайте вопрос так, чтобы он содержал в себе вопросительный знак.

Если ответ требуется срочно, можно также об этом аккуратно намекнуть собеседнику: "Есть ли у Вас информация? , Какие у Вас впечатления? и т.д."

"Форма ответа и суть переписки может носить как очень формальный характер, так и быть построена исключительно по правилам корпоративной переписки. По моему опыту это зависит от частоты общения с коллегой или корпоративной культуры конкретной компании", - рассказывает эксперт.

Упрощение деловой переписки

"То, что люди стараются максимально сократить и унифицировать переписку, лично для меня очевидно. Этому способствует количество коммуникаций и устройств, которые помогают нам оперативно реагировать на запрос, причем, не отрываясь от вкусного обеда или другого процесса", - отмечает он.

Такая оперативность несет в себе и некоторые минусы: нарушение пунктуации и грамматические ошибки. Хотя в последнее время на это обращают все меньше внимания.

В конце концов, если вы не уверенны, что письмо написано корректно Илья Чепрасов советует прочитать его вслух.

Автор: Ирина Малык