Тайм-менеджмент: как научиться эффективно управлять своим временем

Понятие это “на слуху” и в принципе понятно всем, но стоит отметить, что система управления временем, если подходить к вопросу, как говорится, со всей ответственностью,  – достаточно сложная и индивидуальная. Универсальных технологий здесь нет, зато есть общие советы, которые могут помочь человеку выработать индивидуальную систему тайм-менеджмента, которая оптимально подходит его характеру и типу деятельности.

Базовой системой управления временем считается, так называемая система Франклина (от имени Бенджамина Франклина, которому приписывают идею ее создания). Основной принцип этой системы состоит в том, что любая большая задача делится на подзадачи, которые в свою очередь – на группы мелких подзадач. Систему Франклина предлагают визуализировать в виде пирамиды. Ее основание  – жизненные ценности, или же то, чего человек хочет от жизни, причем это не обязательно должно касаться карьеры. Следующий уровень пирамиды — описание глобальной цели, которая соответствует ценностям. Далее — генеральный долгосрочный план с указанием сроков и краткосрочный (от нескольких недель до нескольких месяцев). И верхушка пирамиды – план на день.

Время от времени эти планы рекомендуется пересматривать и при необходимости вносить коррективы.

Для эффективности системы управления временем планирование должно быть регулярным и последовательным. При этом помните, что планировать нужно только тот объем задач, который реально выполнить.

Важнейший “механизм” при планировании - расстановка приоритетов

“При расстановке приоритетов учитывают два основных критерия: срочность и важность выполняемых задач. В течение дня распределяйте свое время так, чтобы 20% времени заниматься несрочными и важными задачами, 60% - отводить на срочные и важные задачи, а оставшиеся 20% оставить на случай форс-мажора”, - советует специалист по управлению временем, бизнес-тренер Юлия Бойко .

Очень сильно на продуктивность нашей деятельности влияют и так называемые “пожиратели времени”. К ним, в частности, относят общение в соцсетях, откладывание дел, неорганизованность и прочее.

“ Также нередко во время работы задерживают такие процессы, как поиск записей, информации и телефонов. Наиболее активных часто сопровождает попытка слишком много сделать за один раз и неспособность сказать «нет». А в крупных компаниях (да и не только) к потере времени приводят нарушение коммуникаций и нечеткая постановка цели. Ну а  вот самые «ленивые», как правило, страдают от отсутствия приоритетов и недостатка мотивации”, - отмечает Ю. Бойко.

Тем людям, у которых есть определенные трудности с мотивацией, специалист по управлению временем рекомендует для начала поработать над своими целями. Скажем,  составить список из долгосрочных и краткосрочных целей и подумать о том, к чему вы стремитесь в жизни. Затем посмотреть, для какой более важной и глобальной цели необходимо выполнение той задачи, за которую не хочется браться. Если эта задача не ведет к реализации ваших целей – постарайтесь от неё  отказаться. В случае, если это одна из задач на пути к какой-то из ваших целей, подумайте о том, что, совершив это действие, вы приблизитесь к её реализации, представьте, что Вы уже достигли этой цели. Это, как отмечает эксперт, и может стать основным мотивом, так как ничего не мотивирует нас лучше, чем наши собственные мечты, желания и цели.

“Также следует отметить, что иногда люди не приступают к сложной работе потому, что либо не видят, каким должен быть конечный результат, либо не понимают, каким образом этот результат можно получить. В первом случае проясните четко для себя, какой именно результат от вас ожидают. Во втором, - очень помогает планирование: какой шаг за каким следует выполнять и сколько времени на это потребуется. Когда видишь четкую картину, гораздо легче приступать к работе”, - подчеркивает наш эксперт.

Советы от специалиста по управлению временем:

*С самого утра составьте список всех своих задач на день, включая обед, рутину, время на дорогу, личные вопросы и т.д. Не пренебрегайте этим, так как зачастую в органайзер записывают только рабочие задачи, и как результат: забыл пообедать, не рассчитал время на дорогу – опоздал на встречу, опять не успел в бассейн и т.п.

* Проставьте время, необходимое на выполнение каждой отдельной задачи и подсчитайте, сколько времени выходит в общем. Естественно, если времени на выполнение задач гораздо больше, чем 8 рабочих часов, то вам придется расставить приоритеты и определить, какие самые важные и срочные задачи вам необходимо сделать именно сегодня, а какие можно перенести, какие из задач вы будете выполнять сами, а какие можете поручить сделать кому-то. А от каких-то задач, возможно, и вовсе придется отказаться.

*Выберите 5 ключевых дел на сегодня, выполнив которые вы будете точно знать, что день прожит не зря, и вы еще на шаг стали ближе к вашей цели.

*Затем составьте своё расписание дня, где отметьте, в какой последовательности вы будете выполнять все действия. Между задачами обязательно необходимо оставлять временные зазоры на форс-мажоры так, чтобы задачи не накладывались одна на одну. Поступая таким образом, вы обезопасите себя от стресса в связи с какими-то неожиданными событиями.

*В течение дня необходимо сверять свои действия с расписанием и фиксировать фактическое время на ту или иную задачу, а также на отвлечения – это позволит вам в дальнейшем анализировать свою работу и принимать в будущем правильные решения.

*В завершение дня проведите анализ и оцените прожитый день и объем проделанной работы, а также перенесите невыполненные задачи на завтра.

*И обязательно не забудьте похвалить себя за то, что вы успели. Это способствует мотивации на дальнейшие подвиги!